Gestión de Usuarios en Presencia


La gestión de usuarios es uno de los pilares fundamentales de Presencia. Este módulo te permite crear, administrar y asignar roles a los usuarios que utilizarán la aplicación, adaptándose a distintas necesidades operativas mediante roles y tipos de usuario específicos.


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Roles de Usuario Disponibles


Presencia utiliza un sistema de roles que define las acciones que cada usuario puede realizar:


1. Empresa

- Rol principal que representa a la organización.

- Crea y gestiona administradores y usuarios.

- Acceso completo a la configuración global de la aplicación.


2. Administrador

- Gestiona usuarios dentro de grupos o departamentos específicos.

- Administra plantillas de horarios para su grupo.

- No tiene acceso a otros departamentos (a menos que no esté asignado a un grupo).


3. Usuario

- Registra su jornada laboral.

- Consulta su historial de asistencia.

- No tiene acceso a configuraciones administrativas.


4. Registro (Nuevo)

- Activado por defecto para nuevos usuarios.

- Permite únicamente el acceso a la pantalla de Registro para registrar la jornada tras hacer login.


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Tipos de Usuarios


Presencia cuenta con dos tipos principales de usuarios:


1. Usuarios por Invitación

- Pueden hacer login en la aplicación.

- Reciben un correo electrónico con un enlace para completar su registro y aceptar las condiciones de uso.

- Se crean desde el módulo Usuarios, ya sea por perfiles con rol de Empresa o Administrador.


2. Usuarios por Pin

- No pueden hacer login en la aplicación.

- Acceden únicamente a una pantalla especial denominada "Pin", donde registran su jornada laboral utilizando un teclado numérico y el pin asignado.

- Se crean desde la pantalla de perfil de Empresa o Administrador.


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Crear un Nuevo Usuario


A través de Invitaciones

1. Accede al módulo Usuarios en el menú principal.

2. Haz clic en el botón Invitar Usuario.

3. Completa el formulario de invitación:

   - Correo electrónico: Dirección del usuario a invitar.

   - Rol: Selecciona si será Administrador o Usuario.

   - Grupo o departamento: (Opcional) Asigna el usuario a un grupo específico.

4. Haz clic en Enviar invitación.

   - El usuario recibirá un correo con un enlace para completar su registro.


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Asignación de Roles y Permisos


Cambiar el Rol de un Usuario Existente

1. En la tabla de usuarios, localiza al usuario que deseas editar.

2. Haz clic en el botón Editar junto al nombre del usuario.

3. Selecciona el nuevo rol del usuario.

4. Guarda los cambios.


Asignar un Grupo o Departamento

1. En la misma sección de edición, selecciona el grupo o departamento al que pertenecerá el usuario.

2. Guarda los cambios.


> Nota: Un administrador asignado a un grupo solo podrá gestionar los usuarios de ese grupo.


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Crear Usuarios por Pin

1. Accede al módulo Usuarios desde el perfil de Empresa o Administrador.

2. Haz clic en el botón Nuevo Usuario por Pin.

3. Completa el formulario:

   - Nombre: Nombre del usuario.

   - Pin: Código único asignado al usuario.

4. Guarda los cambios.

   - El usuario podrá acceder únicamente a la pantalla "Pin" para registrar su jornada laboral.


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Eliminar Usuarios


Presencia permite eliminar usuarios bajo las siguientes condiciones:

1. El usuario no debe tener registros de jornada laboral. Es decir, si nunca ha fichado una jornada.

2. Localiza al usuario en la tabla del módulo **Usuarios**.

3. Haz clic en el botón **Eliminar** junto al nombre del usuario.

4. Confirma la eliminación en el cuadro de diálogo que aparecerá.


Importante: Si el usuario tiene registros de jornada, no podrá ser eliminado por motivos de auditoría.


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Sistema de Invitaciones


Las invitaciones son la forma más sencilla de registrar nuevos usuarios en Presencia. Estas invitaciones contienen un enlace único para que los usuarios completen su registro.


Estado de la Invitación

- Pendiente: El usuario aún no ha completado el registro.

- Completada: El usuario ya está activo en el sistema.


Gestionar Invitaciones

- Desde el módulo Usuarios, accede a la sección Invitaciones.

- Aquí podrás reenviar o cancelar invitaciones pendientes.


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FAQ - Gestión de Usuarios


P: ¿Puedo asignar un usuario a varios grupos?  

R: No, cada usuario solo puede pertenecer a un grupo o departamento a la vez.


P: ¿Qué sucede si un usuario no completa su invitación?  

R: La invitación permanecerá en estado pendiente. Puedes reenviarla desde la sección **Invitaciones**.


P: ¿Puede un usuario cambiar su propio rol?  

R: No, solo los administradores o el perfil de Empresa pueden cambiar los roles.


P: ¿Los usuarios por Pin pueden acceder a otras partes de la aplicación?  

R: No, estos usuarios solo tienen acceso a la pantalla "Pin" para registrar su jornada laboral.


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